Maar let op!
Recente sociale controles bij enkele kleine dans-vzw’s hebben aangetoond dat een verkeerde keuze van het statuut voor een bestuurder-medewerker of een onjuiste uitvoering van de administratie grote gevolgen kan hebben.
Daarom willen we alle dans-vzw’s op het hart om verstandig om te gaan met vergoedingen aan bestuurders.
Ja, je kan bestuurders van je vzw betalen
maar het is erg belangrijk dat dit op de juiste manier gebeurt.
Maak een helder onderscheid tussen:
- vergoeding voor het bestuursmandaat
- vergoeding voor een specifieke taak of opdracht
en hou je strikt aan volgende principes:
- vermijd belangenconflicten
- kies voor een passend statuut of vergoedingsvorm en hou je aan alle regels die daarbij te pas komen
Een vergoeding voor het bestuursmandaat
In onze sector is het niet gebruikelijk om bestuurders een vergoeding te betalen voor hun bestuursmandaat, maar het kan wel.
Wanneer een bestuurder betaald wordt voor het bestuursmandaat (presentiegeld, zitpenning, jaarvergoeding, …) dan wordt dat beschouwd als een zelfstandige beroepsactiviteit. De bestuurder moet daarvoor dus zelfstandige zijn en zich in regel stellen met alle verplichtingen die daarbij horen.
De meeste bestuurders worden niet betaald voor hun bestuursmandaat en nemen dus een “onbezoldigd mandaat” op. Daarmee worden ze als vrijwilligers beschouwd en mogen ze vrijwilligersvergoedingen ontvangen. De mogelijkheden en regels van vrijwilligersvergoedingen vind je op onze pagina Vrijwilligersvergoeding.
De Algemene Vergadering beslist over het al dan niet vergoeden, de vorm en de bedragen.
Je neemt best in je statuten op of de bestuursmandaten bezoldigd dan wel onbezoldigd zijn. De concrete vorm en bedragen neem je op in de notulen van de Algemene Vergadering.
Een vergoeding voor een specifieke opdracht of taak
Vermijd belangenconflicten
Er moet een heldere en duidelijke scheiding blijven bestaan tussen het bestuurdersmandaat en de betaalde opdracht voor de vzw.
Om danslessen en -workshops te geven, artistieke creaties te maken, de bar en de poets te doen, is dat een helder verschil. Dat duidelijk afgebakende taken qua inhoud, tijd en ruimte.
Voor taken als administratieve ondersteuning, financieel beleid en boekhouding, zakelijk werk, wordt het al snel waziger wat onbezoldigde “bestuurderstaken” zijn en wat “specifieke taken” zijn die wél vergoed worden.
Wat je kan doen om de scheiding duidelijk(er) te maken:
- Laat de persoon in kwestie niet mee beslissen over diens aanwerving of verloning van een specifieke opdracht.
- De andere bestuursleden moeten hierover onafhankelijk kunnen beslissen. Plan hiervoor een afzonderlijke vergadering waar de persoon in kwestie niet aanwezig is, of laat de persoon de vergadering even verlaten tijdens de bespreking.
- Noteer de genomen beslissingen duidelijk in het verslag, alsook dat de betrokkene niet aanwezig was tijdens de bespreking
- Maak een overeenkomst voor die specifieke opdracht met een duidelijke taakomschrijving.
Respecteer het statuut of de vergoedingsvorm
Als je vzw ervoor kiest een bestuurslid te vergoeden voor een bepaalde opdracht, kies je een vergoedingsvorm of statuut. Zorg ervoor dat je de eigenschappen van het gekozen statuut respecteert.
Als freelancer
Als freelancer (zelfstandige of via een SBK) als de specifieke opdracht niet onder gezag gebeurt en de freelancer dus zelfstandig werkt en vrij invulling geeft aan diens opdracht.
>>> Maak een aannemingsovereenkomst met duidelijke vermelding van taken en vergoeding en laat dit herkenbaar terugkeren op de facturen.
Je kan de uitgebreide informatie over de verplichtingen en regels terugvinden op onze pagina’s Interim of SBK en Zelfstandige in bijberoep.
Als werknemer
Als (tijdelijke) werknemer in dienst of onder het Artikel 17-statuut:de opdracht wordt onder gezag en controle uitgevoerd. De andere bestuursleden voeren dan het gezag en de controle zodat de werknemer niet aan zichzelf als bestuurder verantwoording moet afleggen.
>>> Zorg dat de correcte administratie in orde is: arbeidsovereenkomst, Dimona-aangifte, arbeidsongevallenverzekering, arbeidsreglement, aangifte bij de EDPW, tijdige en correcte uitbetaling van het loon, maak verslagen van overlegmomenten en functioneringsgesprekken.
Je kan de uitgebreide informatie over de verplichtingen en regels terugvinden op onze pagina Artikel 17.
Als vrijwilliger
>>> Maak een vrijwilligersovereenkomst op met duidelijke omschrijving van taak, plaats, locatie, tijd en hou je aan alle andere regels en verplichtingen die je kan nalezen op onze pagina Vrijwilligersvergoeding.
De Dagelijks bestuurder
Wanneer het Bestuur ervoor kiest om de dagelijkse leiding over te laten aan een Dagelijks bestuurder, wordt deze laatste daar doorgaans voor vergoed.
De Dagelijks bestuurder wordt met naam en toenaam vernoemd in de statuten, wat al veel duidelijkheid schept. Hou daarnaast de ander principes in het oog: zorg dat belangenconflicten vermeden worden en een heldere overeenkomst op!
Goed bestuur / Good Cultural Governance
Een gezonde en heldere verhouding tussen je Algemene Vergadering, Bestuur, medewerkers en andere ‘stakeholders’ (medewerkers, vrijwilligers, …) is van groot belang in een vzw. Ook in een kleine vzw die in alle vriendschap wordt gerund.
Maar wat is ‘gezond’? Een goede leidraad hierin zijn de principes van goed bestuur of de zogenaamde good cultural governance.
Je leest meer over Good Cultural Governance op onze pagina over De organen van de vzw en in deze checklist met 23 principes, opgemaakt door het Fonds voor Cultuurmanagement van de Universiteit Antwerpen.
Zorg ook steeds voor goede schriftelijke documentatie. Een huishoudelijk reglement, notulen van de vergaderingen, heldere procedures, …
Meer weten?
Check onze pagina’s over vzw’s en vergoeden en betaald worden.
Bronnen:
- https://www.scwitch.be/kennisbank/bestuurders-betalen/ – laatst geraadpleegd op 20/07/2023
- https://www.cultuurloket.be/inspiratie/kan-je-bestuurders-van-een-vzw-betalen – laatst geraadpleegd op 20/07/2023
- https://www.uantwerpen.be/nl/projecten/fonds-voor-cultuurmanagement/onderzoek-publicaties/bestuurscode-cultuur/toolbox/ – laatst geraadpleegd op 20/07/2023
- https://socius.be/organisatiebeleid/decreet/goed-bestuur/ – laatst geraadpleegd op 20/07/2023
- https://www.kunsten.be/advies-orientatie/de-tien-principes-van-goed-bestuur/ – laatst geraadpleegd op 20/07/2023
- https://www.cultuurloket.be/kennisbank/leiderschap-en-organisatiecultuur/goed-bestuur-van-je-organisatie-inleiding – laatst geraadpleegd op 20/07/2023