Voor wie en wat?
Verenigingen kunnen aan hun vrijwilligers een onkostenvergoeding uitbetalen.
De vrijwilligersvergoeding kan niet gebruikt worden door organisaties die gericht zijn op het maken van winst (vb. door bedrijven of zelfstandigen), maar enkel door vzw’s, feitelijke verenigingen …
Iedereen mag vrijwilligerswerk doen van zodra ze 15 jaar zijn en minstens de eerste 2 jaar van het secundair onderwijs achter de rug hebben. Zoniet kan het vanaf B. Zowel Belgen als Europeanen, mensen met een geldige verblijfsvergunning en bepaalde asielzoekers mogen vrijwilligen.
Vergoeding, limieten en maxima
De vrijwilligersvergoeding is een forfaitaire compensatie van de onkosten die je maakt als vrijwilliger. Vrijwilligersvergoedingen zijn nooit een verloning of betaling voor prestaties, en al helemaal geen uurloon.
Bovenop de forfaitaire vergoeding mag je ook een beperkt aantal kilometers aan verplaatsingsvergoeding uitbetalen of ontvangen.
Maxima forfaitaire vrijwilligersvergoeding in 2023
- maximum € 40,67 per dag per vrijwilliger,
- maximum € 1.626,77 per kalenderjaar per vrijwilliger
+ verplaatsingsvergoeding (kosten openbaar vervoer, fiets of wagen):
- maximum 2000 km per jaar
- maximum € 0,4237 per kilometer (wagen) (bedrag geldig van 1 juli tem 30 september 2023 )
- maximum € 0,27 per kilometer (fiets) = maximum € 540,00 per jaar
Dit mogen ook kosten openbaar vervoer zijn, zolang de maxima gerespecteerd worden. Deze bedragen worden regelmatig geïndexeerd. Houd de kanalen van Danspunt in de gaten – wij melden het zeker als de bedragen veranderen.
Vrijwilligers in de sportsector kunnen onder de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding vallen. Sporttrainers, sportlesgevers, … mogen in 2023 € 2987,70 vrijwilligersvergoeding ontvangen. Dit kan enkel onder strikte voorwaarden. Lees meer.
Administratie en verplichtingen
De vereniging moet de vrijwilliger vooraf over een aantal dingen informeren:
- Wat is het doel van de organisatie?
- Is de organisatie een vzw of een feitelijke vereniging?
- Welke verzekeringen zijn voor de vrijwilliger afgesloten?
- Welke kosten krijgt de vrijwilliger terugbetaald?
- Zijn er nog richtlijnen waar de vrijwilliger zich aan moet houden (vb. geheimhoudingsplicht)?
- Hoe wordt omgegaan met de persoonsgegevens van de vrijwilliger (GDPR)?
Je kan de vrijwilligers informeren met een informatienota waarin al bovenstaande info is opgenomen.
Je kan ook een vrijwilligersovereenkomst afsluiten met mensen die als vrijwilliger actief zijn. Hierin kan alle bovenstaande informatie opgenomen zijn. Bekijk en gebruik gerust dit modeldocument.
Organisaties moeten bijhouden welke vrijwilligers ze inzetten, op welke data, voor welke opdracht en tegen welke vergoeding. Dit kan opgevraagd worden bij een eventuele controle. Ook vrijwilligers houden best een goed overzicht bij van ontvangen vrijwilligersvergoedingen.
Voor uitbetaling van de vrijwilligersvergoeding maak je best een kostennota op. Die kan je organisatie in de boekhouding steken als bewijsstuk.
TIP! Danspunt raadt organisatoren aan om in de vrijwilligersovereenkomst de garantie te vragen aan de vrijwilliger dat hij/zij de jaarmaxima niet zal overschrijden als hij/zij ook bij andere verenigingen een vrijwilligersvergoeding ontvangt.
Verzekeringen
Een organisatie is verplicht een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) af te sluiten voor haar vrijwilligers. Deze verzekering zal tussenkomen als de vrijwilliger schade veroorzaakt tijdens zijn of haar opdracht. Bijkomende verzekeringen kunnen natuurlijk ook. Zo raden we organisatoren ook aan om een verzekering Lichamelijke Ongevallen af te sluiten voor de vrijwilligers.
>>> Je groep kan deze verzekeringen voordelig afsluiten via Danspunt.
Voor kleine feitelijke verenigingen en vzw’s zonder personeel, kan je een gratis vrijwilligersverzekering afsluiten via het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk