Tips en tricks

Vooraf

• Begin op tijd en plan goed.
• Lees goed de criteria en het subsidiereglement in kwestie.
• Dubbelcheck de formele criteria. Als je niet voldoet aan de formele criteria wordt je dossier meestal van meet af aan ongeldig verklaard. Dus bekijk goed:
  • Moet ik een vzw zijn of mag het ook als feitelijke vereniging of individu?
  • Waar moet ik actief zijn? Zijn er geografische beperkingen?
  • Wat is de deadline? Is de deadline op of voor een bepaalde datum?
  • …

• Zorg dat je helemaal mee bent met de inhoudelijke criteria: probeer je in te beelden wat de overheid in kwestie met die specifieke subsidie probeert te bereiken, en hoe jouw aanvraag daaraan tegemoet komt. Wat willen ze graag horen of lezen? Hoe zorg je dat jouw project past binnen het vooropgestelde kader?
• Kijk eens welke initiatieven in het verleden al subsidies kregen via dit kanaal en wat de bedragen waren.
• Ga praten:
  • met je medeorganisatoren,
  • met de lokale overheid,
  • met de verantwoordelijke van de subsidie in kwestie,
  • met de relevante steunpunten (Danspunt, Kunstenpunt, Demos …),
  • met collega’s of anderen die al een subsidieproces hebben doorlopen,
  • met mogelijke partners die je dossier kunnen versterken,
  • …
• Werk in stappen. Je hoeft niet meteen te gaan voor een pot van tienduizenden euro’s. Je kan groeien in subsidieaanvragen. Begin bij je gemeente of stad, en groei dan door naar grotere dossiers. Of sla dit advies in de wind en wees lekker ambitieus van bij het begin. Het leven is soms aan de durvers!

Een goed dossier schrijven

• Een goed dossier schrijven vraagt tijd.
• Laat één persoon het opstellen van het dossier coördineren, ook als je sommige delen door verschillende mensen laat schrijven.
• Laat je dossier altijd nalezen door mensen die er niets van kennen. Dit is handig voor zowel de eindredactie (spelfouten, …) als voor een inhoudelijke check-up. Begrijpt de persoon waar het over gaat?
• Weet wat de lezer wil horen en richt je daarnaartoe (uiteraard vertrekkend van je eigen sterktes).
• Het allerbelangrijkste:
  • schrijf helder: begrijpelijk, niet te complex
  • schrijf expliciet: benoem alles, ga er niet van uit dat de lezer weet wat je bedoelt
  • schrijf kernachtig: kort en to the point is beter dan lang en onbegrijpelijk.
• Ga ervan uit dat de lezer jou en je organisatie niet kent. Leg dus goed uit wie je bent, waar je mee bezig bent, wat je ambities zijn …
• Maar: vergeet Google niet! De lezer kan je natuurlijk wel googelen, dus zorg dat de info die online te vinden is ondersteunt wat je in het dossier vertelt.
• Verwijs waar mogelijk naar vakliteratuur of andere voorbeelden uit het veld.
• Als je jaarlijks subsidie indient voor een gelijkaardig project: kopieer niet gewoon de aanvraag van de vorige editie. Motiveer frisse accenten, nieuwe insteken …
• Motiveer de meerwaarde van je project, het bestaansrecht van je idee.
• Toon dat je kritisch bent voor jezelf, dat je hebt doorgedacht, dat je weet wat je doet.

Een begroting toevoegen

• Een begroting bestaat altijd uit uitgaven én inkomsten. Begroot dus nooit enkel je uitgaven.
• Voor een subsidieaanvraag moet je begroting doorgaans in evenwicht zijn. De uitgaven moeten dus gelijk zijn aan de inkomsten. Dit vraagt soms wat puzzelwerk en inschattingen bij je inkomsten.
• Maak je begroting helder en transparant. Zorg dat je weet hoe je aan bepaalde bedragen komt, leg je berekening of inschatting open. Leg bij vergoedingen van personen altijd uit hoe die persoon vergoed wordt (loondienst, factuur, via SBK (Sociaal Bureau voor Kunstenaars), vrijwilligersvergoeding, KVR …) en hoe zijn/haar loon berekend is (forfait, dagloon …).
• Wees realistisch in je aanvraag. Vraag wat je nodig hebt zonder (te) gulzig te willen zijn.
• Zorg altijd voor een spreiding van je inkomsten. Zorg dat je naast deze subsidie ook subsidies uit andere overheden hebt, net als eigen inkomsten, sponsoring …
• Zet samenwerkingen in natura ook in je begroting! Als je bijvoorbeeld een zaal gratis ter beschikking krijgt, heb je twee opties:
  • Bij de “inkomsten” maak je een onderdeel “inkomsten in natura” waar je de naam van de zaal zet en bij het bedrag 0 euro invult.
  • Of je zet de geschatte huurkost van de zaal bij de uitgaven EN bij de inkomsten bij “steun zaal”.
• Als je subsidies aanvraagt bij verschillende kanalen, maar nog geen antwoord hebt, kan je die “onder voorbehoud” bij je inkomsten vermelden. Zet er bij om welke subsidie het gaat en wanneer je nieuws verwacht.
• Check en maak duidelijk of je begroting inclusief of exclusief BTW is. Als je niet BTW-plichtig bent, maak je je begroting inclusief BTW. Als je wel BTW-plichtig bent, maak je je begroting exclusief BTW.
• Cultuurloket maakte ook een webinar over ‘begroten voor de cultuursector’

Achteraf

• Heb je subsidies gekregen? Laat dit goede nieuws zeker aan Danspunt weten, daar worden we blij van!
• Lees goed de voorwaarden waaraan je moet voldoen eens de subsidies toegekend zijn en pas ze toe. Vermeld bv. het logo van de overheid in je communicatie …
• Houd de verantwoordelijke overheid op de hoogte van je project en nodig ze uit op je evenement.
• Pas je begroting aan aan het effectief binnengekomen subsidiebedrag (dat is soms minder dan verwacht).
• Breng de administratie op de hoogte als er zich grote wijzigingen voordoen in je project (zowel inhoudelijk als budgettair).
• Houd je boekhouding en uitgaven goed bij. Zorg dat je van alles rechtsgeldige bewijsstukken hebt. Foefel niet met KVR’s en vergoedingen. Zorg dat alles correct gebeurt. Houd alles netjes bij.
• Check de datum waarop je je afrekening of eindverslag moet indienen. Meestal bestaat die uit een inhoudelijk en financieel verslag. Soms moet je bewijsstukken bijvoegen. Vergeet deze deadline niet – vaak krijg je de laatste 20% van je subsidie pas als je dit eindverslag hebt ingediend.

Meer info of advies nodig?

Danspunt kan je helpen met het vinden van de beste subsidiekanalen voor jouw initiatief, kan je dossier nalezen of je begroting nakijken. Contacteer Danspunt.