Ook e-mailadressen vallen onder de GDPR-wetgeving. Een uitzondering is er voor mailadressen waar geen naam in voorkomt (bijvoorbeeld info@danspunt.be). Dat zijn geen persoonsgegevens en die adressen mogen zonder beperking gebruikt worden.
Persoonlijke individuele vragen of communicatie
Iemand een e-mail sturen met een gerichte persoonlijke vraag, is uiteraard geen probleem. Dat geldt ook voor het gebruik van e-mail om te antwoorden op een vraag, zelfs is de vraag per telefoon binnen gekomen.
Mails naar je deelnemers, leden, direct betrokken personen, …
Een individuele mail met informatie rond de praktische organisatie van een activiteit valt onder het normale gebruik van e-mail. Leden of deelnemers verwachten ook dat ze deze informatie zullen ontvangen zodat de activiteit goed kan verlopen, zoals vb. praktische berichten over een dansles, verwittiging bij annulatie …
Ook het gebruik van mailinglijsten om je deelnemers of leden gezamenlijk op de hoogte te houden van de activiteiten valt te verantwoorden, vb. de aankondiging van een evenement.
Hiervoor is geen expliciete toestemming nodig, maar het is wel aangeraden om leden of deelnemers bij bij aanvang te informeren over de mails die ze kunnen ontvangen.
Mails naar vroegere deelnemers of leden
Gebruik van mailinglijsten om vroegere deelnemers uit te nodigen (of te informeren) voor een volgend gelijkaardig evenement of product, kan nog steeds. Deze mensen moeten wel vooraf geïnformeerd worden dat hun gegevens hiervoor gebruikt kunnen worden.
Ga hier correct mee om: het moet gaan over een mail van dezelfde organisatie over gelijkaardige evenementen of producten.
Houd deze e-mailadressen niet eeuwig in een mailinglijst, maar kleef er een redelijke termijn op en zet die in je privacyverklaring. Van mensen die drie jaar geleden deelnamen aan een workshop kleuterdans, kan je niet zeker zijn dat ze vandaag interesse hebben in een cursus hiphop.
Promotionele nieuwsbrieven
Voor promotionele nieuwsbrieven naar je bredere netwerk, potentiële klanten of deelnemers, oud-leden, partners … heb je de toestemming nodig van de geadresseerde persoon.
Die toestemming moet gebeuren volgens de GDPR-regels: vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig. Zorg voor een vakje dat actief moet worden aangekruist (geen opt-out vakje) en een heldere privacyverklaring.
Meer info of advies nodig?
- Scwitch maakte dit uitgebreid dossier over GDPR en nieuwsbrieven en mailings.
- Contacteer Danspunt